At investere i et nyt lægesystem er en af de mere langsigtede beslutninger, en almen praksis træffer. Systemet skal følge klinikken i mange år fremover, og derfor bør prisen altid ses i sammenhæng med, hvor meget værdi systemet reelt skaber i hverdagen – ikke kun med den initiale abonnementspris. I dette indlæg ser vi på, hvad der typisk påvirker prisen på et lægesystem, og hvordan I får et retvisende billede af den samlede omkostning.
Mange klinikker oplever, at det er svært at sammenligne priser direkte på tværs af leverandører, fordi opbygningen af abonnementer og moduler varierer meget. Derfor er det værd at bruge lidt ekstra tid på at forstå, hvad I reelt betaler for.
Hvad påvirker prisen på et lægesystem?
Prisen fastsættes typisk ud fra klinikkens størrelse, antal brugere og hvilke moduler I vælger til – fx online booking, digital henvisning eller understøttelse af klinisk beslutningsstøtte. Det giver mening at afklare tidligt, hvilke af disse funktioner der reelt er relevante for jeres klinik, så I hverken betaler for funktionalitet, I ikke bruger, eller mangler noget centralt fra start.
En enkeltmandsklinik og en større praksis med flere behandlere har naturligt meget forskellige behov – og bør derfor heller ikke forvente samme prisniveau. Det er værd at bede leverandøren om at gennemgå, hvordan prisen konkret ændrer sig, hvis klinikken vokser med flere behandlere.
Husk den samlede TCO, ikke kun abonnementsprisen
Den initiale pris fortæller kun en del af historien. For at få et retvisende billede bør I se på den samlede TCO (Total Cost of Ownership) – herunder implementering, oplæring af personalet, support og eventuelle omkostninger til datamigrering fra jeres nuværende system. Et billigere system, der kræver mere administrativ tid i hverdagen, kan hurtigt vise sig dyrere i praksis, når man medregner den tid, personalet bruger på systemet hver eneste dag.
Det er også værd at afklare, om prisen er den samme året rundt, eller om den reguleres i takt med, at klinikken ændrer antal patienter eller medarbejdere. En gennemsigtig prismodel gør det lettere at budgettere langsigtet.
Skjulte omkostninger at holde øje med
Ud over selve abonnementet er der en række poster, det er værd at spørge konkret ind til, før I skriver under: koster det ekstra at eksportere jeres data, hvis I på et tidspunkt skifter leverandør igen? Er der en bindingsperiode, og hvad koster det at opsige aftalen før tid? Er oplæring af nye medarbejdere inkluderet, eller faktureres det særskilt? Disse spørgsmål afslører ofte forskelle mellem leverandører, som ikke fremgår tydeligt af den indledende prisliste.
Det er også værd at afklare, om der er ekstra omkostninger forbundet med at tilføje nye moduler senere, hvis klinikkens behov ændrer sig – fx hvis I på et tidspunkt ønsker at tilføje online booking eller udvidet klinisk beslutningsstøtte.
Det er også værd at spørge, om der er ekstra omkostninger forbundet med support uden for normal åbningstid, eller om akut hjælp ved fx systemnedbrud er inkluderet i den almindelige abonnementspris.
Prisen skal ses i lyset af klinikkens hverdag
Den rigtige pris for jeres klinik er ikke nødvendigvis den laveste – det er den, der bedst matcher værdien af den tid og de fejl, systemet sparer jer for i hverdagen. To klinikker af samme størrelse kan derfor sagtens ende med at vælge forskellige prisniveauer, hvis deres arbejdsgange og prioriteter er forskellige. Brug derfor lidt tid på at afklare, hvad der reelt betyder mest for jer, før I lader prisen alene styre beslutningen.
Sådan sammenligner I tilbud på det rigtige grundlag
Bed altid om et konkret, skriftligt tilbud, der er tilpasset klinikkens størrelse, så I kan sammenligne æbler med æbler. Spørg ind til, hvad der sker, hvis klinikken vokser eller ændrer behov undervejs, og hvordan prisen udvikler sig over tid – ikke kun i det første år. Det er også værd at spørge, hvad der er inkluderet i grundprisen, og hvad der er tilkøb, så I kan lave en reel sammenligning på tværs af leverandører.
Bed desuden om referencer fra andre almen praksis-klinikker af lignende størrelse, så I kan høre direkte fra andre, hvordan prisen og værdien af systemet har svaret til deres forventninger i praksis.
Sådan budgetterer I realistisk for det første år
Det første år efter et systemskifte medfører ofte lidt højere omkostninger end de efterfølgende år, fordi implementering, oplæring og en eventuel overgangsperiode med dobbeltdrift lægger sig oveni den løbende abonnementspris. Det er en god idé at budgettere med dette fra start, så det ikke kommer som en overraskelse midt i processen. Spørg leverandøren konkret ind til, hvordan omkostningerne typisk fordeler sig mellem opstartsåret og de efterfølgende år, så I kan lægge et retvisende budget for hele perioden.
Nogle leverandører tilbyder fleksible betalingsmodeller i opstartsfasen, hvor en del af implementeringsomkostningen fordeles over de første måneder frem for at skulle betales samlet på forhånd – det er værd at spørge konkret ind til, hvis likviditet er en faktor for jeres klinik. Det gælder især for mindre klinikker, hvor en stor engangsudgift kan være en reel barriere for at komme i gang med et systemskifte, selvom investeringen på sigt kan betale sig.
Prisen skal ses i lyset af den værdi, systemet skaber
Det er fristende at lade prisen alene styre valget af leverandør, men den rigtige pris for jeres klinik er den, der bedst matcher værdien af den tid og de fejl, systemet sparer jer for i hverdagen. To klinikker af samme størrelse kan derfor sagtens ende med at vælge forskellige prisniveauer, hvis deres arbejdsgange og prioriteter er forskellige – og det er helt naturligt.
Få et retvisende billede for jeres klinik
Det bedste udgangspunkt for at forstå, hvad et lægesystem reelt vil koste for netop jeres klinik, er at bruge NOVAX Almens prisberegner, hvor I kan få et hurtigt overblik baseret på jeres klinikstørrelse. Herefter kan I kontakte os for en mere detaljeret dialog om jeres konkrete behov.
Læs også, hvordan et moderne lægesystem kan spare tid i den travle almene praksis, og hvordan I sikrer jeres data korrekt i vores indlæg om GDPR, datasikkerhed og certificeringer. I kan også se, hvad andre klinikker siger om NOVAX Almen, i vores kundecases.
.png)
